Väärinkäytösepäilyn ilmoittaminen

Vastuullisuus

Väärinkäytösepäilyn ilmoittaminen Suomen Erillisverkot -konsernissa

Tämä ilmoituskanava on tarkoitettu väärinkäytösepäilyistä ilmoittamiseen Suomen Erillisverkot-konsernissa. Kannustamme asiakkaita, yhteistyökumppaneita ja henkilöstöä ilmoittamaan kaikista väärinkäytöksiin tai epäeettiseen toimintaan liittyvistä epäilyksistään.

Asiakaspalautteen ja -valitusten tekoon käytössäsi on Erillisverkkojen normaalit asiakaspalvelukanavat.

Erillisverkot noudattaa kaikessa toiminnassaan lakeja, määräyksiä ja muita säännöksiä sekä eettisiä toimintaperiaatteita (Code of Conduct ja Code of Conduct for Suppliers (fi) ja  Code of Conduct for Suppliers (en)).

Millaisesta väärinkäytösepäilystä tehdään ilmoitus?

Tee ilmoitus, kun epäilysi koskee mahdollista väärinkäytöstä tai epäeettistä toimintaa Erillisverkoissa. Tällaisia voivat olla muun muassa Erillisverkkojen henkilöstöön tai alihankkijaan kuuluvan henkilön epäeettinen, petollinen, arveluttava, epärehellinen, laiton tai huolimaton toiminta tai käytös.

Ilmoitus tehdään nimettömästi ja turvallisesti

Kaikki ilmoitukset käsitellään anonyymisti ja ehdottoman luottamuksellisesti. Halutessaan ilmoituksen tekijä voi jättää yhteistietonsa. Ilmoitus välittyy suoraan Erillisverkkojen ulkoiselle kumppanille BDO Oyj:lle (www.bdo.fi), jolle välittyy myös ilmoittajan yhteystiedot, mikäli ilmoittaja on ne halunnut antaa. Ilmoittajan henkilöllisyys ei kuitenkaan välity Erillisverkoille, ellei ilmoittaja nimenomaisesti pyydä yhteystietojensa välittämistä Erillisverkoille. Erillisverkot ei missään vaiheessa pyri selvittämään ilmoittajan henkilöllisyyttä, mikäli ilmoitus on tehty anonyymisti tai ilmoittajan tiedot on tarkoitettu vain ilmoituksen vastaanottajalle (BDO).

BDO käsittelee ilmoittajan tietoja luottamuksellisesti koko prosessin ajan, eikä se paljasta ilmoittajan tietoja missään vaiheessa Erillisverkoille. Palvelu on BDO:n hallinnassa, joten Erillisverkkojen henkilöstö ei näe eikä pysty tallentamaan ilmoittajan sähköpostiosoitteita, IP-osoitteita tai muita tietoja, joiden perusteella viestin lähettänyt henkilö voitaisiin tunnistaa.

Näin teet ilmoituksen

Väärinkäytösepäilystä voit ilmoittaa tällä sähköisellä ja turvallisella lomakkeella. Ilmoituksessa on suositeltavaa antaa ilmoittajan nimi ja yhteystiedot, jotta BDO voi tarvittaessa pyytää ilmoittajaa selventämään ilmoittamiaan tietoja tai antamaan lisätietoja. Ilmoitus voidaan kuitenkin tehdä myös nimettömänä.

Mikäli haluat tehdä ilmoituksen henkilökohtaisesti, olet yhteydessä ilmoituksen vastaanottajaan (BDO):

  • puhelin 050 4783801 tai BDO:n puhelinvaihde 020 743 2920
  • sähköpostilla forensic@bdo.fi

Ilmoitusten käsittely

Erillisverkot noudattaa ilmoitusmenettelyssä EU:n direktiiviä koskien oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelua ja sen perusteella annettua kansallista lainsäädäntöä. Erillisverkot vastaa siitä, ettei ilmoittajalle aiheudu ilmoituksen tekemisen vuoksi negatiivisia seuraamuksia. Eettisen kanavan kautta tulevat ilmoitukset käsitellään seuraavalla tavalla ilmoittajan suojaamiseksi ja riippumattoman tutkinnan takaamiseksi:

  • BDO vastaanottaa ja rekisteröi kaikki ilmoitukset
  • BDO arvioi ilmoituksen vakavuuden ja uskottavuuden
  • BDO raportoi ilmoituksen toimenpidesuosituksillaan varustettuna Erillisverkkojen johtoryhmän vastuuhenkilölle. Mikäli ilmoitus koskee Erillisverkkojen johtoryhmän jäsentä, raportoi BDO ilmoituksen toimenpidesuosituksineen Erillisverkkojen hallituksen tai tarkastusvaliokunnan puheenjohtajalle. Em. taho päättää jatkotoimista.
  • BDO:n Erillisverkkoihin toimittamasta raportista poistetaan ilmoittajan tiedot, jos ilmoittaja on niin halunnut
  • Kaikki ilmoitukset johtavat niiden vakavuuden mukaiseen selvitysprosessiin. Jotkut ilmoitukset voidaan ratkaista ilman muodollisempaa tutkintaa. Tarvittaessa, ja lain niin edellyttäessä, tutkinta ohjataan asianomaiselle viranomaiselle. Erillisverkot voi myös käyttää ulkopuolisen tahon apua tapausten selvittämiseksi tai tutkimiseksi.
  • Ilmoituskanavan kautta tulleet ilmoitukset säilytetään lain vaatiman ja/tai salliman ajan, jonka jälkeen kaikki niissä olevat henkilötiedot anonymisoidaan ja/tai ilmoitukset hävitetään kokonaan.